← Zurück

Datenschutzhinweise für Beschäftigte – Elektronische Zeiterfassung

1. Verantwortlicher

Tapado Gastronomie GmbH Kastanienweg 24, 45739 Oer-Erkenschwick Geschäftsführung: Jörg Eul Telefon: 02368 89 87 405 · E-Mail: info@tapado.de Registergericht: AG Recklinghausen, HRB 8590

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Einen Betriebsrat gibt es nicht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, Personalnummer, Bereich (Küche, Service, Sonstige), Beschäftigungsart (Festangestellt, Teilzeit, GfB), Stundenlohn, Urlaubsanspruch; für Bescheinigungen außerdem Geburtsdatum und Anschrift.
• Anmeldung: Sie melden sich mit Ihrem Anmeldenamen (Nachname) und PIN an. Sie erhalten eine Einmal-PIN und legen bei der ersten Anmeldung Ihre eigene PIN (4–6 Ziffern) fest. Die PIN wird nur als sicherer Hashwert gespeichert, nicht im Klartext.
• Zeitstempel: Kommen und Gehen mit Datum und Uhrzeit, ob online oder offline erfasst, sowie gegebenenfalls die Abweichung der Geräte-Uhr. Die gestempelten Zeiten bleiben unverändert gespeichert.
• Berechnete Zeiten: Aus den gespeicherten Stempeln wird die anzurechnende Arbeitszeit (einschließlich Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden und Zuschlägen) abgeleitet.
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit (ohne Diagnose) und sonstige Abwesenheiten.
• Urlaubsanträge (nur Festangestellte): Zeitraum, Anzahl der Tage, optionale Notiz, Status sowie wer wann entschieden hat.
• Lohnabrechnungen: Lohnabrechnungen (PDF) liegen im persönlichen Postfach der App. Sie sind nur für Sie selbst und für Admins sichtbar.
• Änderungsprotokoll: Korrekturen an Zeiteinträgen und Abwesenheiten mit altem und neuem Wert, Begründung, Zeitpunkt und Bearbeiter.
• Sicherheitsprotokoll: An- und Abmeldungen, Fehlversuche, Sperren und wichtige Aktionen, jeweils mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Akteur.
• Geräte-Anmeldung: Für jedes angemeldete Gerät wird ein Anmeldetoken gespeichert, auf dem Server nur als Hashwert. Es läuft nach 90 Tagen ohne Nutzung ab.
• Standort beim Stempeln (siehe Abschnitt 5): je Stempel nur „innerhalb/außerhalb“ des erlaubten Umkreises, die Entfernung zum Betrieb und die Ortungsgenauigkeit. Koordinaten werden nicht gespeichert.

3. Zwecke

• Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten: § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (BAG, 1 ABR 22/21).
• Einhaltung der Höchstarbeitszeiten.
• Lohnabrechnung einschließlich Zuschlägen sowie Urlaubs- und Krankheitstagen.
• Verwaltung von Urlaubsanträgen.
• Bereitstellung Ihrer Lohnabrechnungen.
• Prüfung der Anwesenheit am Arbeitsort beim Stempeln, damit die erfassten Zeiten zuverlässig sind.
• IT-Sicherheit und Schutz vor Missbrauch.
• Bescheinigungen auf Ihren Wunsch (z. B. Verdienstbescheinigung für Wohngeld, Einkommensbescheinigung für das Jobcenter, Arbeitsbescheinigung, Arbeitszeitnachweis). Dafür nutzen wir Ihre Stammdaten, erfassten Arbeitszeiten und Lohndaten. Außerdem speichern wir in Ihren Stammdaten Geburtsdatum und Anschrift (aus der Lohnabrechnung übernommen). Wir protokollieren, wer wann welche Bescheinigung erstellt hat.

4. Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.
• Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 16 ArbZG, § 17 MiLoG sowie dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Bescheinigungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf Ihren Wunsch) bzw. lit. c DSGVO, soweit wir zur Auskunft gesetzlich verpflichtet sind (§ 23 Abs. 2 WoGG, § 57 SGB II); das gilt auch für Geburtsdatum und Anschrift.
• Sicherheitsprotokoll: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit.
• Standortprüfung beim Stempeln: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG – sie ist erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung zuverlässig und manipulationssicher durchzuführen.

5. Standortprüfung beim Stempeln

Stempeln („Kommen“ und „Gehen“) ist nur am Arbeitsort möglich (Restaurant Tapado, Pastor-Schmitz-Weg 1, Umkreis 150 m).

• Ablauf: Nur im Moment des Tippens auf „Kommen“ oder „Gehen“ fragt die App einmalig Ihren Standort ab. Eine Ortung im Hintergrund, eine laufende Verfolgung oder ein Bewegungsprofil gibt es nicht. Außerhalb des Stempelns wird der Standort nie abgefragt.
• Auswertung: Ihr Handy berechnet die Entfernung zum Betrieb. Die Ortungsgenauigkeit wird dabei mit höchstens 100 m zu Ihren Gunsten berücksichtigt.
• Was gespeichert wird: je Stempel nur „innerhalb“ oder „außerhalb“, die Entfernung zum Betrieb (in Metern) und die Ortungsgenauigkeit. Ihre Koordinaten werden nicht gespeichert und nicht an den Server übertragen.
• Ohne Standort oder außerhalb: Das Stempeln wird mit einem Hinweis abgelehnt. Ohne Internet gespeicherte Stempel werden mit dem Standortergebnis nachgereicht; liegen sie außerhalb oder fehlt der Standort, prüft die Geschäftsführung den Eintrag.
• Überall nutzbar: Postfach (Lohnabrechnungen) und Urlaubsanträge funktionieren ohne Standort.
• Speicherdauer: wie die Stempel (siehe Abschnitt 8).

6. Speicherung auf Ihrem Gerät

Damit Sie auch ohne Internet stempeln können, speichert die App auf Ihrem Handy:

• ein Anmeldetoken,
• einen Prüfwert Ihrer PIN,
• Ihre zuletzt geladenen Zeiten,
• noch nicht übertragene Stempel. Diese werden bei der nächsten Verbindung übertragen und danach vom Gerät gelöscht.

„Zugangsdaten speichern“: Wenn Sie dieses Häkchen setzen, werden Ihr Nachname und Ihre PIN im Speicher Ihres Browsers (localStorage) abgelegt. Sie werden dann beim nächsten Mal nur vorausgefüllt; eine dauerhafte Anmeldung entsteht dadurch nicht. Ohne Häkchen wird nichts gespeichert.

Sie können diese Daten jederzeit entfernen, indem Sie sich abmelden oder die Website-Daten im Browser löschen. Noch nicht übertragene Stempel gehen dabei verloren.

7. Betrieb, Speicherort und Empfänger

• Speicherort: Die App läuft auf einem eigenen Kleinrechner (Raspberry Pi) des Betriebs am Sitz der Tapado Gastronomie GmbH, Kastanienweg 24, 45739 Oer-Erkenschwick. Die Daten liegen nur dort; sie werden nicht bei einem Cloud-Hoster gespeichert, und es gibt keine Kopien bei Dritten.
• Fernzugriff: Für Fernzugriff und Wartung wird der Dienst Tailscale (Tailscale Inc., Kanada/USA) genutzt. Er stellt eine verschlüsselte Verbindung zwischen berechtigten Geräten her; die App-Daten selbst werden dabei nicht bei Tailscale gespeichert.
• Wer Zugriff hat: Einziger Admin ist der Geschäftsführer Jörg Eul.
• Steuerberater (Lohnabrechnung): Steuerberater Johannes Kühlkamp, Reiffstraße 69, 45659 Recklinghausen, erhält die für die Lohnabrechnung nötigen Daten (Export) und erstellt die Lohnabrechnungen.
• Behörden: z. B. Zoll, Finanzamt oder Rentenversicherung, nur soweit gesetzlich vorgeschrieben.

8. Speicherdauer

• Arbeitszeitaufzeichnungen: werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Danach werden sie zusammen mit Abwesenheiten, Änderungs- und Sicherheitsprotokoll gelöscht, und zwar nach Ablauf von 2 Kalenderjahren nach Ende des jeweiligen Jahres.
• Lohnrelevante Unterlagen: können längeren steuer- und handelsrechtlichen Fristen unterliegen (bis zu 6 bzw. 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG).
• Ausgeschiedene Beschäftigte: Nach dem Austrittsdatum ist kein Stempeln mehr möglich. Die Anmeldung und das Postfach mit den Lohnabrechnungen bleiben noch 3 Monate erreichbar, damit Sie Ihre Unterlagen herunterladen und sichern können; die App weist deutlich auf das Fristende hin. Danach ist keine Anmeldung mehr möglich, und die Lohnabrechnungen werden im Rahmen der Löschung aus der App entfernt. Die Originale verbleiben beim Steuerberater bzw. in der Lohnbuchhaltung.
• Löschung: Die Löschung nach Ablauf der Fristen wird derzeit manuell durch den Admin ausgelöst (nicht automatisch).
• Datensicherungen: werden täglich verschlüsselt auf dem Raspberry Pi erstellt. Die letzten 30 Sicherungen werden aufbewahrt, ältere automatisch gelöscht.
• Geräte-Anmeldungen: verfallen nach 90 Tagen ohne Nutzung.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Ihre eigenen Zeiten sehen Sie jederzeit in der App. Fehler melden Sie bitte der Betriebsleitung; Korrekturen werden protokolliert.

Beschwerden können Sie an eine Aufsichtsbehörde richten, z. B. an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung

• Die Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben und für die Lohnabrechnung erforderlich.
• Die Standortfreigabe im Moment des Stempelns ist erforderlich; ohne sie ist kein Stempeln möglich. Für Postfach und Urlaubsanträge wird kein Standort benötigt.
• Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling findet nicht statt.

Stand: 29.10.2026

Drucken / als PDF speichern Markdown herunterladen